在選好咨詢公司之后,政府部門要與咨詢公司簽訂一份完備的咨詢合同,明確雙方的權利和義務。咨詢合同通常包括以下內容:
(1)咨詢內容范圍
由于咨詢項目的范圍界定不明確,雙方缺乏良好的溝通,咨詢公司經常抱怨客戶改變需求、或者增加服務內容,客戶則經常抱怨咨詢公司沒有滿足他們的需求,這種相互扯皮的事情往往會使咨詢工作陷入困境。因此,必須清晰界定項目范圍。項目內容描述要適當具體,避免歧義。
(2)咨詢項目進度安排
對于咨詢公司來說,咨詢項目的起止時間往往是根據該項目的工作量和成員數量來定的。對于政府部門來說,咨詢項目的起止時間往往是根據自身工作計劃來定的。對于咨詢項目的起止時間,由政府部門和咨詢公司共同商定。如果咨詢公司不能如期完成項目,特別是影響到政府工作時,應負違約責任,政府部門有權提出賠償。
(3)項目團隊成員
咨詢合同要明確規定項目團隊,包括每個項目成員的姓名、專業、資歷(咨詢師、高級咨詢師、資深咨詢師)、工作天數或小時數。如果咨詢公司隨意更改,應該負違約責任,政府部門有權提出賠償甚至終止合同。
(4)咨詢費用和付款方式
合同要明確項目金額、支付期數、每期支付比例及金額。要明確合同金額是否包括特殊費用,如評審費、成果出版費等。如果要求政府部門承擔差旅費等,政府部門應規定最高限額。
(5)咨詢工作的具體要求
咨詢公司往往會提出要求政府部門配合的工作內容,政府部門也可以要求咨詢人員遵循政府機構的規章制度。
(6)保密協議
政府工作往往涉及國家機密,這就要求咨詢公司在項目執行中要遵守保密協議,不得擅自透露涉密信息。對于涉密咨詢項目,要確定項目完成以后咨詢成果的保密期限。
(7)違約責任
無論哪一方出現違約行為,都要承擔一定的違約責任。雙方要約定哪些行為屬于違約,并承擔什么樣的違約責任。如果政府部門對咨詢質量很不滿意,可以拒付尾款。
(8)爭議解決方式
一般先通過協商方式來解決爭議,如果不能解決,可以規定仲裁條款,由指定仲裁機構來解決,或通過向法院提出訴訟的方式來解決。
(9)其他事項
有的咨詢公司在開展項目以前,往往會做出一些吸引人的口頭承諾。如果這些承諾沒有寫進合同里,很可能就成為不能兌現的“空頭支票”。因此,政府部門要把咨詢公司的口頭承諾也寫進合同里,并盡量用具體的、精確的語言來描述咨詢公司的口頭承諾。
政府部門要盡量滿足咨詢公司的合理要求(如協調項目調研事宜、組織項目評審等),配合咨詢公司的有關工作,與咨詢公司建立良好的溝通機制。